Un manager doit pouvoir s’appuyer sur sa synthèse mentale pour communiquer des informations essentielles/clés, quand il doit présenter un projet, un concept en peu de temps ou de mots, conduire un brief, ou décider dans l’urgence.
Qu’est-ce que la synthèse mentale ?
C’est la capacité à identifier, parmi une multitude d’informations, les éléments clés concernant un problème spécifique et à les restituer efficacement.
Selon l’objectif – informer, expliquer, rendre compte – et les attentes/besoins des destinataires d’une synthèse, celle-ci peut contenir différents types d’informations. Avoir une synthèse créative suppose donc d’être capable, en présence d’une multitude d’informations diverses et variées, de sélectionner les éléments les plus pertinents pour les présenter de manière logique, claire et succincte à un public au préalable.
Résumé, analyse et synthèse
Le résumé consiste à faire une synthèse de ce qui a été dit/écrit, sans véritable tri quant à l’importance des informations transmises. L’idée est de formuler en quelques mots – le moins possible – un livre, un discours, un article, etc. Le résumé s’en tient à ce qui a été dit/écrit, sans extrapolation ni complément d’information quelconque. Il répond à des questions telles que :
- » De quoi parle ce document ? ; »
- » Quel était le contenu de cette réunion ? ; »
L’analyse se fait de « l’extérieur vers l’intérieur ». Elle part d’un aspect général – un tout – pour disséquer chacun de ses composants spécifiques – les parties.
Elle répond à des questions telles que :
- » Quels sont les différents composants de ce tout ? ; »,
- » Comment chacun de ces éléments se comporte-t-il indépendamment des autres ? ; »
Concernant la synthèse, elle se fait « de l’intérieur vers l’extérieur. » Elle dégage une information générale – un tout – à partir de plusieurs éléments spécifiques différents – les parties. L’idée est de regrouper autour d’un même thème global des éléments divers qui n’ont a priori aucun lien. Par ailleurs, pour synthétiser, il est possible de faire appel à ses connaissances, en appui ou en complément des autres informations recueillies.
Il répond à des questions types :
- » Quel est l’environnement / le contexte global de cet élément ? ; »,
- » Comment tous ces éléments se comportent-ils lorsqu’on les met ensemble ? ; »,
- » Comment pouvons-nous articuler ces informations afin qu’elles constituent un tout ? ; »
- » Quel est le rôle de chaque élément par rapport aux autres ? ; »
Pourquoi est-il important de savoir synthétiser ?
En entreprise, disposer d’une synthèse mentale est un atout non négligeable, d’autant plus lorsqu’il s’agit de prendre des décisions, de manager des collaborateurs ou de communiquer largement.
- Gagner en temps et en efficacité : aller à l’essentiel, comprendre et faire comprendre sans se noyer dans les détails,
- Prendre du recul : distinguer les faits, les opinions et les jugements,
- Communication fluide et efficace : rapport fidèle aux échanges et opérationnel, informations transmises efficacement pitch efficace…
- Prise de décision éclairée : avoir rapidement une vision globale de la situation pour décider de manière appropriée,
- Meilleure gestion de crise : prendre en compte les différents éléments essentiels pour trouver rapidement la meilleure solution,
- Accompagnement efficace du changement : prendre en compte les différents impacts pour choisir la meilleure voie de changement…
Comment développer votre synthèse mentale ?
Compiler efficacement des informations n’est pas inné. Cependant, avec du bon sens, quelques exercices réguliers, un peu de méthode et de la pratique, il est possible de booster sa synthèse mentale.
1. Prendre du recul
- Soyez objectif, ne vous laissez pas influencer par vos propres croyances,
- Faites preuve d’ouverture et de créativité,
- Distinguez les faits des opinions et des jugements,
- Vérifiez l’intégrité des informations recueillies,
- Ne souhaitez pas restituer toutes les informations recueillies…
2. Lire/écouter et prendre des notes efficacement
- Lecture rapide : lire rapidement et efficacement en repérant visuellement les mots-clés et les informations essentielles.
- Prise de notes efficace : noter les éléments clés qui constitueront la synthèse en fonction de l’objectif final.
- Écoute active : reformuler ce qui a été dit pour s’assurer qu’il est compris.
3. Savoir collecter et trier l’information
- Collecter les bons éléments : données pertinentes en lien avec l’objectif, bon sens, vérification des informations, logique, connaissances sur le sujet…
- Parcourir : classer les informations collectées – chiffres, éléments essentiels, informatifs, explicatifs, inutiles – (en utilisant des surligneurs de différentes couleurs, par exemple), distinguer les données cruciales, utiles, des données accessoires, voire parasites.
- Architecte : lier logiquement les informations clés (fil conducteur, enchaînement d’étapes, méthodologie…).
4. Communiquer efficacement
Collecter et restituer l’information de manière claire et pertinente, que ce soit :
- À l’écrit : utiliser un vocabulaire adapté à vos interlocuteurs, écrire lisiblement, espacer les paragraphes, utiliser des phrases courtes, des titres parlants, et des sous-titres…
- À l’oral : glaner les bonnes informations auprès des bonnes personnes, les restituer de la meilleure façon possible (utiliser une fiche mémo sur laquelle on note très clairement les grandes idées de son résumé, ainsi que quelques mots-clés), parler suffisamment fort et clairement pour être entendu et compris, ponctuer et rythmer les phrases, utiliser un vocabulaire adapté…
5. S’entraîner et pratiquer régulièrement
- S’amuser à synthétiser n’importe quel sujet, d’abord en quelques mots (5 à 10 mots), puis en vingt, puis en cinquante… Un bon exercice consiste à s’entraîner à présenter un projet en une seule phrase compréhensible par un enfant de cinq ans.
- Résumer un livre, rédiger un compte-rendu de réunion,
- Stimuler votre créativité : trouver des points de connexion entre des sujets apparemment discordants, relier des idées a priori contradictoires, définir un fil conducteur accroché à diverses informations…
