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Comment ajouter une signature électronique aux PDF, Word et Google docs

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature électronique est l’utilisation d’une impression, d’un marquage ou d’un élément numérique pour signifier que la personne qui  » signe électroniquement  » accepte les termes du contrat qu’elle signe. On peut l’opposer à ce qu’on appelait historiquement la « signature humide », où les parties à un contrat devaient faire physiquement une marque sur un contrat papier avec un stylo.

Un certain niveau de signature électronique a été adopté dans la plupart des pays du monde (en savoir plus sur les endroits où la signature électronique est acceptée).La signature électronique peut être utilisée pour signer des documents de différents formats : le plus souvent des PDF, mais aussi des documents Word, des feuilles de calcul et, bien sûr, diverses plateformes de contrats natives basées sur un navigateur, comme Juro.

 

Créer, négocier, signer et gérer des contrats dans Juro.

 

Pourquoi utiliser une signature électronique ?

L’utilisation d’une signature numérique au lieu d’une signature humide signifie que les parties n’ont pas besoin d’être dans la même pièce pour convenir d’un contrat – cela peut se faire par e-mail, ou via une technologie mobile, ou dans un navigateur à l’aide d’une plateforme de contrats. Il est généralement plus pratique de signer des documents en ligne.

La signature électronique présente d’autres avantages par rapport à la signature physique. Si la plateforme que vous utilisez est intuitive, alors le processus de signature lui-même devrait être plus rapide, n’impliquant qu’un ou deux clics. Et comme la signature électronique est un artefact numérique, elle doit être horodatée. Vous pouvez également automatiser diverses actions pour accompagner la signature – par exemple, lorsqu’un contrat est entièrement signé dans Juro, toutes les parties reçoivent automatiquement un PDF par e-mail.

Il y a aussi des avantages en matière de sécurité – une signature numérique, stockée en toute sécurité dans le cloud, est moins susceptible d’être perdue, endommagée ou consultée de manière inappropriée qu’un document papier. La certification des normes de sécurité et des pistes d’audit derrière une signature électronique contribue à créer des normes uniformes auxquelles les entreprises et les particuliers peuvent faire confiance.

Les clients qui transfèrent des contrats en ligne dans Juro décident souvent d’abord de le faire en raison des processus manuels pénibles que leurs contrats ont endurés jusqu’à présent, comme la chasse dans les dossiers et les classeurs pour trouver des contrats sur papier. La vie est trop courte – et les entreprises peuvent tirer des avantages considérables du passage aux signatures numériques. Dropbox estime que les entreprises peuvent améliorer les délais d’exécution de 80 % et les taux de réalisation de 26 %.

 

Comment signer électroniquement un document ?

Il existe de nombreux fournisseurs qui proposent des logiciels spécialisés pour signer électroniquement des documents (principalement des PDF). Il s’agit notamment de DocuSign, HelloSign, AdobeSign et SignNow. Ils offrent tous des fonctionnalités de base autour de la signature de documents, avec un prix d’entrée bas pour l’ensemble des fonctionnalités de base.

Les plateformes d’automatisation des contrats comme Juro diffèrent en ce qu’elles couvrent l’ensemble du cycle de vie des contrats de manière plus approfondie – de l’automatisation de la création de contrats à l’échelle, en passant par les flux d’approbation, la négociation dans le navigateur, la signature électronique sécurisée native et le suivi et l’analyse post-signature. C’est un meilleur choix pour les équipes de taille moyenne ou plus importantes qui ont des volumes de contrats plus élevés et ont besoin d’un ensemble de fonctionnalités plus riche.

Il est également possible (si ce n’est pas idéal) de créer une signature électronique au sein même du format de document natif. Voyons comment vous pouvez le faire, et les alternatives, pour les trois formats les plus courants : PDF, Word et Google docs.

Lisez également cet article sur la signature électronique en suivant le lien

 

Comment ajouter une signature électronique à un PDF

Le PDF est un format de document compris par beaucoup de plateformes logicielles et de flux de travail différents. En tant que tel, il existe de nombreuses façons différentes d’inclure une signature électronique dans un PDF, en fonction du logiciel que vous utilisez pour lire ou modifier le PDF. Voici quatre exemples de signature électronique d’un PDF.

Signature électronique d’un PDF dans MacOS

Si vous ouvrez un PDF sur un mac portable ou de bureau, il s’ouvre par défaut dans Aperçu. Pour ajouter une signature, choisissez ‘Outils’ dans le menu, puis ‘Annoter’, et enfin ‘Signature’. 

 

Dans ce menu, vous pouvez choisir de ‘Gérer les signatures’, en ajoutant différentes options de signature électronique au menu en les dessinant avec le trackpad ou la souris. Sélectionnez la signature que vous voulez et elle sera ajoutée au PDF, où vous pouvez la faire glisser au bon endroit et enregistrer le document désormais signé.

Notez qu’il s’agit simplement du dessin d’une signature – pas d’une signature électronique sécurisée.

Signature électronique d’un PDF dans iOS

Pour signer numériquement un PDF sur un iPhone ou un iPad, ouvrez le PDF à l’aide de l’application ‘Fichiers’, puis appuyez sur le bouton ‘Plus’ (+) en bas à droite pour l’annoter. À partir de là, vous pouvez choisir ‘Signature’. 

Vous pouvez également ajouter ou modifier vos signatures enregistrées ici, en utilisant l’écran tactile de l’appareil pour signer.